崗位職責:
1. 檔案管理
(1)建立并維護公司檔案管理體系,包括紙質/電子檔案分類、存儲、借閱、銷毀全流程管理。
(2)定期核查檔案完整性,確保合規性(如合同、資質文件、會議記錄等)。
2.證照與公章管理
(1)負責公司營業執照、資質證書等證照的年檢、變更、續期及保管。
(2)制定公章使用規范,審核用章申請,監督用章流程,確保安全合規。
3.會議籌備與執行
(1)協助籌備董事會、股東會的會議召開,資料準備、議程擬定、材料收集、會議通知、場地安排等。
(2)公司內部相關會議的組織、記錄、安排、紀要撰寫、執行、材料匯編、決議跟蹤。
4.外協
(1)對接股東、監事會、董事會及外部機構(如律所、審計機構),傳遞決策信息。
(2)負責公司對外(政府和協會)聯絡工作,維護公司形象和聲譽。
(3)負責黨務、工會、老干部、資產等管理事宜。
5. 其他職責
(1)協助制定行政與董事會事務年度預算,控制費用支出。
(2)配合完成公司審計等專項工作,提供所需文件及數據支持。
(3)公司對外項目申報(如老字號、專精特新等)
6.完成領導交辦的其他工作。
任職要求:
1. 本科及以上學歷,行政管理、法律、企業管理等相關專業,有相關工作經驗者優先;
2.三年以上行政、檔案管理或董事會事務等相關工作經驗,有國企、集團企業背景者優先;
3.熟悉檔案管理、證照管理流程,具備董事會會議籌備相關經驗;
4.精通Office辦公軟件(Word、Excel、PPT),熟悉OA系統操作;
5.了解《公司法》等法規,具備基礎法律文書撰寫能力。
6.嚴格遵守公司保密制度,妥善處理公司機密信息。
7.具備跨部門協作能力,能高效對接高管、外部機構及基層員工并有效地處理復雜事務。
8.對檔案、證照等細節高度敏感,確保工作零差錯。