職位概述:
負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)的處理,確保辦公室高效、有序運轉(zhuǎn)。為各部門提供及時、準(zhǔn)確的行政支持,維護良好的辦公環(huán)境,是公司內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的重要橋梁。
核心職責(zé):
1. 日常行政事務(wù)處理:
接聽、轉(zhuǎn)接電話,禮貌接待來訪客人。
收發(fā)、登記、傳閱與管理公司信件、快遞、傳真等。
管理辦公室用品(文具、耗材等)的采購、領(lǐng)用、庫存管理,控制成本。
負(fù)責(zé)辦公室環(huán)境的日常維護(整潔、安全、綠化等),協(xié)調(diào)保潔、維修等工作。
管理會議室預(yù)訂、布置,確保會議設(shè)備(投影儀、電話會議系統(tǒng)等)正常使用。
協(xié)助安排員工差旅行程(機票、酒店預(yù)訂等)及報銷事宜(初步審核單據(jù))。
協(xié)助組織公司內(nèi)部活動(如年會、團建、節(jié)日活動等)。
2. 文檔與資料管理:
負(fù)責(zé)公司各類文件、合同、檔案的整理、歸檔、保管與借閱管理,確保資料完整、有序、安全。
起草、打印、復(fù)印、掃描各類文件、通知、報告等。
協(xié)助維護和更新公司內(nèi)部通訊錄、員工信息等基礎(chǔ)資料。
3. 基礎(chǔ)人事行政支持:
協(xié)助辦理新員工入職手續(xù)(工位安排、辦公用品發(fā)放、門禁卡辦理等)。
協(xié)助處理員工考勤統(tǒng)計(部分公司)。
協(xié)助處理簡單的員工關(guān)系事務(wù)(如通知發(fā)布、信息收集等)。
協(xié)助維護公司規(guī)章制度的傳達與執(zhí)行。
4. 溝通
作為部門間的溝通橋梁,及時傳達信息,協(xié)調(diào)資源。
與物業(yè)、供應(yīng)商(如辦公用品、飲用水、綠植等)保持良好溝通,處理相關(guān)事宜。
協(xié)助處理員工日常行政需求。
5. 其他:
完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。
6、 任職要求:
1. 教育背景:
大專及以上學(xué)歷,行政管理、文秘、工商管理或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2. 工作經(jīng)驗:
1年及以上相關(guān)行政文員或前臺接待工作經(jīng)驗者優(yōu)先;優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生亦可考慮。
3. 技能要求:
熟練操作辦公軟件:精通Word, Excel, PowerPoint等,具備良好的文字處理和數(shù)據(jù)整理能力。
良好的溝通協(xié)調(diào)能力:表達清晰,善于傾聽,具備良好的服務(wù)意識和人際交往能力。
細(xì)致認(rèn)真與責(zé)任心:工作細(xì)致、耐心,有高度的責(zé)任心,能處理繁瑣事務(wù)。
組織協(xié)調(diào)能力:能有效安排工作優(yōu)先級,處理多項任務(wù)。
學(xué)習(xí)能力:能夠快速學(xué)習(xí)新知識、適應(yīng)新環(huán)境。
保密意識: 嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定。
(加分項):熟悉基本辦公設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀、投影儀)的操作與簡單維護;了解基礎(chǔ)財務(wù)報銷流程;具備簡單的活動策劃能力。
4. 個人素質(zhì):
* 積極主動,工作態(tài)度端正,有團隊合作精神。
* 形象良好,舉止大方得體。
* 抗壓能力強,能在快節(jié)奏環(huán)境中工作。
5、工作環(huán)境:
通常在標(biāo)準(zhǔn)辦公室環(huán)境工作。
可能需要處理一些突發(fā)或臨時性任務(wù)。
6、硬件要求:
具有一定文學(xué)素養(yǎng),寫作總結(jié)能力較強;
具有一定策劃設(shè)計能力;
熟練應(yīng)用和制作ppt等;
能夠接受出差;