1.采購需求管理
(1)采購計劃管理:負責編制年度/季度/月度采購計劃,根據公司對具體采購項目的審核,完成采購立項申請。
(2)需求合理性把控:①結合各科室/部門歷史采購需求,根據現有庫存量及供應市場行情,評估申請方提出的采購需求的合理性,針對不合理的需求及時與申請部門溝通;②針對合理的采購需求,應主動與申請部門/供應商/總部積極溝通反饋;針對無法及時滿足的需求,應積極主動尋找解決方案,助力業務開展。
2、采購執行及成本管控
根據中心實際業務需求,按照采購管理制度完成采購流程,控制采購風險,降低采購成本,提升采購項目管理水平。
3、合同與下單管理
(1)做好非經營性采購合同管理工作,包括但不限于合同內容磋商、合同審批用印及合同履約執行管理等,控制合規風險。
(2)按照公司要求管理日常訂單:根據下單計劃,以訂單形式與供應商訂貨、并確定到貨時間;及時跟蹤訂單,核對物資的到貨情況,及時反饋相關信息給使用部門;根據制度要求跟蹤不合格物資的整改。
(3)與申請部門、倉儲保持長效的雙向溝通機制,做好訂單的精細化運營,及時反饋需求涉及的異常情況。
4、賬款核對
管理下單付款工作,按時與供應商進行賬款核對,并根據合同約定申請跟蹤完成款項支付。
5、整理認證資料
(1)整理中心采購物資相關資質文件,包括醫療器械注冊證等相關文件;針對特殊物資的政府監管要求,完成相關的文件辦理。
(2)及時向供應商提供中心下單所需的資質、授權文件。
6、供應商管理
(1)根據中心實際業務需求,開發并推薦合適的供應商,做好供應商資質與檔案管理。
(2)與供應商建立長效溝通機制,提升供應商日常履約能力,避免供應商違約等影響業務開展情況發生。
(3)了解使用部門對采購物資及服務的評價,收集反饋意見,協助總部進行供應商的日常管理。
7、中心自采管理
根據公司管理要求統籌完成中心自行采購項目,自主完成5萬以下采購項目供應商尋源工作,包括對比市場行情,采購談判等。
8、采購合規檢視
根據公司要求通過自查、巡查發現并總結采購問題,形成整改意見,并實施整改措施
9、庫存周轉率監控
把控需求的合理性,保證中心庫存周轉的良性循環;定期梳理庫存數據,針對異常庫存狀態的物料,及時與相關部門溝通,合理合規化消耗,降低庫存周轉天數。
10、商務拓展
尋找醫療商戶合作渠道,簽訂合作協議,完成在線預約訂單確認,進行在線業務運營。