一、核心職責(zé):日常行政事務(wù)處理
- 文件與檔案管理
- 負(fù)責(zé)公司各類文件(如通知、報(bào)告、合同等)的起草、打印、收發(fā)、歸檔及保管,確保文件流轉(zhuǎn)規(guī)范高效。
- 管理公司印章、證照的使用登記,確保用印安全合規(guī)。
- 辦公環(huán)境維護(hù)
- 統(tǒng)籌辦公區(qū)域的日常清潔、設(shè)備維護(hù)(如電腦、打印機(jī)、投影儀等),保障辦公設(shè)施正常運(yùn)行。
- 負(fù)責(zé)辦公物資(如文具、耗材、飲用水等)的采購、入庫、發(fā)放及庫存管理,控制行政成本。
- 會(huì)議與活動(dòng)支持
- 協(xié)助組織公司各類會(huì)議(如例會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等),包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議記錄整理及決議跟進(jìn)。
- 配合策劃與執(zhí)行公司團(tuán)建活動(dòng)、慶典、接待等事宜,如安排接待行程、準(zhǔn)備接待資料等。
二、協(xié)作職責(zé):內(nèi)部協(xié)調(diào)與對(duì)外溝通
- 部門間協(xié)作
- 作為各部門之間的溝通橋梁,傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示,反饋部門需求,促進(jìn)信息流通與協(xié)作效率。
- 協(xié)助人力資源部門處理部分行政事務(wù),如員工入職 / 離職手續(xù)辦理、考勤統(tǒng)計(jì)等。
- 對(duì)外聯(lián)絡(luò)對(duì)接
- 接待來訪客戶、合作伙伴及政府機(jī)構(gòu)人員,做好來訪登記與引導(dǎo)工作。
- 與物業(yè)、供應(yīng)商、服務(wù)商(如快遞、保潔、維修等)保持溝通,確保外包服務(wù)質(zhì)量。
三、制度執(zhí)行:流程優(yōu)化與合規(guī)管理
- 制度落地與監(jiān)督
- 貫徹執(zhí)行公司行政管理制度(如考勤制度、報(bào)銷流程、資產(chǎn)管理制度等),監(jiān)督員工遵守情況。
- 收集員工對(duì)行政工作的反饋,提出制度優(yōu)化建議,推動(dòng)行政流程標(biāo)準(zhǔn)化。
- 安全與合規(guī)管理
- 負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全管理,包括防火、防盜、防疫等,定期組織安全檢查與應(yīng)急演練。
- 協(xié)助處理法律、工商、稅務(wù)等行政事務(wù)(如營業(yè)執(zhí)照年檢、資質(zhì)申報(bào)等),確保公司合規(guī)運(yùn)營。
四、其他職責(zé):靈活支持與臨時(shí)任務(wù)
- 差旅服務(wù):為員工出差提供機(jī)票預(yù)訂、酒店安排、行程規(guī)劃等支持。
- 臨時(shí)事務(wù):完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作,如數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資料翻譯、文件校對(duì)等。
- 文化建設(shè):協(xié)助推動(dòng)公司企業(yè)文化建設(shè),如組織員工活動(dòng)、維護(hù)企業(yè)宣傳欄等。
崗位核心能力要求
- 溝通協(xié)調(diào)能力:善于跨部門協(xié)作,具備良好的口頭與書面表達(dá)能力。
- 細(xì)致耐心:能處理繁瑣事務(wù),注重細(xì)節(jié),確保文件、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
- 應(yīng)變能力:靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)情況(如設(shè)備故障、緊急會(huì)議等),具備問題解決能力。
- 熟練使用工具:掌握辦公軟件(如 Word、Excel、PPT)及行政相關(guān)管理系統(tǒng)。