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崗位職責(zé) 1. 日常行政事務(wù)管理： 負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境維護(hù)與管理 * 辦公用品、設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）的采購、領(lǐng)用、登記、維護(hù)和管理。 * 公司固定資產(chǎn)的登記、盤點(diǎn)與管理。 * 名片印制、快遞收發(fā)、信件報刊管理。 * 會議室預(yù)訂、布置與管理，會議設(shè)備調(diào)試與支持。 * 日常費(fèi)用報銷的初步審核、登記與流轉(zhuǎn)（可能涉及項(xiàng)目現(xiàn)場費(fèi)用）。 * 公司通訊錄更新與維護(hù)。 * 辦公區(qū)域安全管理（防火防盜等）。 2. **文檔與資料管理：** * 負(fù)責(zé)公司文件、合同（非核心工程合同，側(cè)重行政、采購、人事相關(guān)）、通知、信函的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔、保管（紙質(zhì)與電子版），**尤其需熟悉建筑行業(yè)常用文件格式和流程**。 * 建立和維護(hù)規(guī)范的文件檔案管理系統(tǒng)，確保文件查找便捷、安全保密。 * 協(xié)助整理、打印、裝訂各類項(xiàng)目投標(biāo)文件、資質(zhì)文件、驗(yàn)收資料等（視公司分工而定）。 * 管理公司證照、資質(zhì)證書（原件/復(fù)印件）、印章（行政章、合同章等）的保管、使用登記與申請流程。 3. **接待與溝通協(xié)調(diào)：** * 負(fù)責(zé)前臺接待、來訪登記、電話接轉(zhuǎn)、信息傳達(dá)。 * 安排差旅行程（機(jī)票、酒店、車輛）、預(yù)訂及報銷。 * 組織或協(xié)助組織公司會議、培訓(xùn)、團(tuán)建、商務(wù)接待（包括項(xiàng)目相關(guān)方如業(yè)主、監(jiān)理、分包商的接待）。 * 作為各部門之間、總部與項(xiàng)目部之間的溝通橋梁，確保信息順暢傳遞。 * 與供應(yīng)商保持良好的溝通協(xié)調(diào)。 4. **人力資源基礎(chǔ)支持 (通常與HR部門協(xié)作)：** * 協(xié)助發(fā)布招聘信息、安排面試、辦理新員工入職手續(xù)（工位、用品、門禁卡等）。 * 員工考勤記錄、統(tǒng)計與初步核對（可能涉及項(xiàng)目現(xiàn)場人員）。 * 員工勞動合同、人事檔案的整理與保管（基礎(chǔ)工作）。 * 協(xié)助組織員工活動、福利發(fā)放。 5. **專項(xiàng)支持：** * **項(xiàng)目現(xiàn)場支持：** 為項(xiàng)目現(xiàn)場臨時辦公室提供必要的行政后勤支持（如物資調(diào)配、協(xié)調(diào)），可能需要不定期前往項(xiàng)目現(xiàn)場。 * **安全與合規(guī)：** 協(xié)助進(jìn)行辦公區(qū)域的安全宣傳，管理安全相關(guān)文件（如培訓(xùn)記錄），確保行政工作符合公司安全政策和行業(yè)規(guī)范。 * **分包商/供應(yīng)商管理 (行政側(cè))：** 協(xié)助收集、整理分包商/供應(yīng)商的資質(zhì)文件、保險單等（行政備案所需部分）。 * **資質(zhì)維護(hù)支持：** 協(xié)助準(zhǔn)備資質(zhì)申報、年檢所需的行政類文件。 * **車輛管理 (如有)：** 協(xié)調(diào)公司車輛（尤其是項(xiàng)目用車）的調(diào)度、保養(yǎng)、保險、年檢等。 建筑公司行政專員 崗位要求 1. **基本素質(zhì)與能力：** * **學(xué)歷：本科及以上學(xué)歷，行政管理、文秘、工商管理、建筑工程管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。 * **經(jīng)驗(yàn)：** 1-3年行政文秘類工作經(jīng)驗(yàn)，**有建筑、房地產(chǎn)、工程類企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先**。 * **溝通協(xié)調(diào)能力：** 優(yōu)秀的語言表達(dá)和書面寫作能力，善于溝通協(xié)調(diào)內(nèi)外部關(guān)系，具備良好服務(wù)意識。 * **細(xì)致認(rèn)真與責(zé)任心：** 工作細(xì)致、耐心、有條理，責(zé)任心強(qiáng)，能處理繁雜事務(wù)，對文件管理和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求高。 * **執(zhí)行力與解決問題能力：** 能高效執(zhí)行任務(wù)，具備獨(dú)立處理日常事務(wù)和解決突發(fā)問題的能力。 * **抗壓能力：** 能適應(yīng)建筑行業(yè)快節(jié)奏、多任務(wù)并行的環(huán)境，處理項(xiàng)目高峰期或突發(fā)事件的行政需求。 * **保密意識：** 嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管重要文件和信息。 * **團(tuán)隊(duì)合作：** 具備良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。 2. **專業(yè)技能：** * **辦公軟件精通：** 熟練掌握 Word, Excel (常用函數(shù)、表格制作), PowerPoint, Outlook 等辦公軟件。 * **辦公設(shè)備操作：** 熟練操作打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備。 * **文書寫作：** 具備良好的公文寫作能力，能起草通知、函件等一般性文件。 * **檔案管理：** 了解文件檔案管理的基本知識和方法（紙質(zhì)和電子）。 3. **行業(yè)知識與偏好：** * **了解建筑行業(yè)基本流程：** 對工程項(xiàng)目的基本流程、常用術(shù)語、相關(guān)方（業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、分包）有一定了解者優(yōu)先。 * **熟悉建筑行業(yè)相關(guān)文件：** 對工程聯(lián)系單、部分資質(zhì)文件、驗(yàn)收資料等格式有一定接觸或了解者優(yōu)先。 * **安全意識：** 對辦公環(huán)境安全和建筑行業(yè)安全規(guī)范有一定認(rèn)識。 * **適應(yīng)性與靈活性：** 能適應(yīng)建筑公司項(xiàng)目制工作特點(diǎn)，可能需要配合項(xiàng)目加班或處理緊急事務(wù)，**能接受偶爾去項(xiàng)目現(xiàn)場者優(yōu)先**。 4. 其他 * 持有駕駛證（C1及以上）。 * 熟悉基本的財務(wù)報銷流程。 * 了解招投標(biāo)流程（行政支持部分）。 * 有ISO質(zhì)量管理體系相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。 * 熟悉企業(yè)微信、釘釘、OA等辦公協(xié)同軟件。 * 掌握簡單的圖片處理或視頻編輯技能。