職位描述
行政管理體系后勤管理接待事務(wù)培訓(xùn)/輔導(dǎo)服務(wù)物業(yè)管理
-
日常行政運營管理：
- 負責(zé)公司日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)與監(jiān)督管理。
- 制定、優(yōu)化并執(zhí)行各項行政管理制度、流程和工作規(guī)范。
- 管理辦公環(huán)境（包括辦公區(qū)、會議室、茶水間、前臺等），確保整潔、安全、有序、高效。
- 監(jiān)督辦公秩序，維護公司形象。
- 負責(zé)公司印章、證照的保管、使用登記與管理。
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固定資產(chǎn)與辦公用品管理：
- 負責(zé)公司固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、家具等）的采購、登記、盤點、維護、維修、調(diào)撥、報廢等全生命周期管理。
- 負責(zé)辦公用品、耗材的預(yù)算編制、采購、入庫、發(fā)放、庫存管理及成本控制。
- 管理供應(yīng)商關(guān)系，進行比價、議價、合同管理及評估。
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后勤服務(wù)保障：
- 負責(zé)公司食堂、宿舍（如有）、班車（如有）等后勤服務(wù)的協(xié)調(diào)、監(jiān)督與管理，提升員工滿意度。
- 負責(zé)辦公場所的綠化、保潔、安保工作的監(jiān)督與協(xié)調(diào)。
- 負責(zé)員工工位安排、調(diào)整及搬遷協(xié)調(diào)。
- 管理名片印制、快遞收發(fā)、信件報刊分發(fā)等事務(wù)。
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會議與活動管理：
- 統(tǒng)籌安排公司級會議（如董事會、管理層會議、全員大會等）的場地、設(shè)備、物資、通知、記錄及會后跟進。
- 協(xié)助各部門組織內(nèi)部會議和活動。
- 策劃、組織、執(zhí)行公司各類員工活動、年會、慶典、團建等（可能涉及預(yù)算管理和供應(yīng)商協(xié)調(diào)）。
- 負責(zé)重要訪客的接待安排（如接送、住宿、行程協(xié)調(diào)等）。
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設(shè)施設(shè)備管理：
- 負責(zé)辦公場所的基礎(chǔ)設(shè)施（水電、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)等）正常運行，協(xié)調(diào)處理故障報修。
- 管理辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)（如打印機、復(fù)印機、投影儀、電話系統(tǒng)等）。
- 對接物業(yè)、房東，協(xié)調(diào)處理租賃相關(guān)事宜（如租金、水電費、物業(yè)費繳納、維修等）。
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文檔與信息管理：
- 負責(zé)公司重要行政文件、檔案的整理、歸檔、保管和借閱管理。
- 維護和更新行政相關(guān)的信息（如通訊錄、座位表、緊急聯(lián)絡(luò)方式等）。
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預(yù)算與成本控制：
- 編制、執(zhí)行和控制行政費用預(yù)算（包括辦公費、差旅費、招待費、物業(yè)費、維修費等）。
- 分析行政成本，提出并實施降本增效的措施。
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團隊管理（如適用）：
- 領(lǐng)導(dǎo)、管理和指導(dǎo)行政團隊成員（如前臺、行政專員、后勤人員等），明確分工，設(shè)定目標，進行績效考核和培訓(xùn)發(fā)展。
- 營造積極高效的團隊氛圍。
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內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)：
- 作為行政事務(wù)的接口人，與公司內(nèi)部各部門保持良好溝通，及時響應(yīng)需求。
- 代表公司與外部機構(gòu)（如物業(yè)、供應(yīng)商、政府相關(guān)部門等）進行有效溝通協(xié)調(diào)。
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安全與風(fēng)險管理：
- 參與制定和執(zhí)行辦公場所的應(yīng)急預(yù)案（如消防、安全、自然災(zāi)害等）。
- 監(jiān)督安全制度的執(zhí)行，組織或參與安全檢查和演練。
- 識別行政領(lǐng)域的潛在風(fēng)險并提出防范措施。
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教育背景：
- 大專及以上學(xué)歷，行政管理、企業(yè)管理、工商管理、文秘或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
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工作經(jīng)驗：
- 通常要求 3-5 年以上行政工作經(jīng)驗，其中至少 1-2 年以上團隊管理經(jīng)驗（具體年限視企業(yè)規(guī)模和要求而定）。
- 有大型企業(yè)或跨區(qū)域管理經(jīng)驗者優(yōu)先。
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專業(yè)知識與技能：
- 精通行政管理體系與流程： 熟悉企業(yè)行政管理各項工作的運作流程和管理要點。
- 熟練的辦公軟件操作： 精通 Word, Excel, PowerPoint, Outlook 等，能高效處理文檔、數(shù)據(jù)分析和制作報告。
- 公文寫作能力： 具備良好的文字功底，能獨立撰寫通知、報告、制度、函件等公文。
- 基礎(chǔ)財務(wù)知識： 理解預(yù)算編制、費用報銷流程和成本控制方法。
- 資產(chǎn)管理知識： 了解固定資產(chǎn)管理流程和方法。
- 采購與供應(yīng)商管理能力： 具備一定的商務(wù)談判和供應(yīng)商管理經(jīng)驗。
- 活動策劃與執(zhí)行能力： 具備組織大中型會議和活動的能力。
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核心能力素質(zhì)：
- 優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力： 能夠清晰表達，有效傾聽，妥善處理內(nèi)外部各種關(guān)系，化解矛盾。
- 極強的組織規(guī)劃能力： 工作條理清晰，計劃性強，能同時處理多項任務(wù)，分清輕重緩急。
- 高度的責(zé)任心與服務(wù)意識： 積極主動，細致嚴謹，有耐心，能承受工作壓力，以服務(wù)公司業(yè)務(wù)和支持員工為導(dǎo)向。
- 解決問題能力： 面對突發(fā)狀況或復(fù)雜問題時，能快速反應(yīng)，獨立思考，找到有效解決方案。
- 團隊領(lǐng)導(dǎo)與管理能力（如有下屬）： 能有效激勵、指導(dǎo)和培養(yǎng)團隊成員，提升團隊效能。
- 保密意識： 能嚴格遵守公司保密規(guī)定，處理敏感信息。
- 應(yīng)變能力： 能靈活應(yīng)對各種變化和挑戰(zhàn)。
- 抗壓能力： 能在繁忙和高壓環(huán)境下保持良好狀態(tài)。
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其他要求：
- 良好的職業(yè)形象和素養(yǎng)。
- 熟悉國家及地方相關(guān)法律法規(guī)（如勞動法、合同法、消防法、安全生產(chǎn)法等）在企業(yè)行政管理中的應(yīng)用（基礎(chǔ)了解即可，法務(wù)問題通常由法務(wù)部門處理，但需有合規(guī)意識）。
- 持有C1駕照并能熟練駕駛者優(yōu)先（部分崗位可能需要外出辦事）。
工作地點
裕華區(qū)石家莊瀚林學(xué)校(西門)
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石家莊瀚林投資有限公司
石家莊瀚林投資有限公司，是一家大型綜合性集團公司，注冊于2013年5月?！柏?zé)任、創(chuàng)新、共享、綠色”為企業(yè)的核心價值觀。目前形成了以教育為龍頭，地產(chǎn)、商業(yè)、文化傳播為支撐的多業(yè)務(wù)發(fā)展格局。旗下有瀚林看世界幼稚園、石家莊瀚林學(xué)校、石家莊瀚麒房地產(chǎn)開發(fā)有限公司、河北瀚宸物業(yè)管理有限公司、石家莊瀚昕文化發(fā)展有限公司、石家莊喜禾瀚林農(nóng)業(yè)服務(wù)有限公司等。多年來公司一直秉承服務(wù)社會、回饋社會的經(jīng)營宗旨，致力于公共教育、社會公益等領(lǐng)域的投資及運營。目前公司投資建設(shè)石家莊瀚林學(xué)校及石家莊瀚林教育地產(chǎn)項目。項目位于祁連大街以東、昆侖大街以西、金沙路以南、南二環(huán)東延線以北的區(qū)域內(nèi)，規(guī)劃總占地面積約330畝，總投資約6億元。瀚林堅持做有強烈社會責(zé)任心的企業(yè)，對學(xué)生負責(zé)，對社會負責(zé)，對未來負責(zé)。時時創(chuàng)新，勇敢創(chuàng)新是瀚林的靈魂和不斷前進的動力。瀚林人敢為天下先，不畏刷新行業(yè)標準，力爭引領(lǐng)新潮流。開放眼界，開放心態(tài)，開放資源是瀚林始終的堅持。兼容并蓄，協(xié)力同心是瀚林躬行實踐的理念。同時，瀚林不忘以“綠色”為發(fā)展的指導(dǎo)原則，切實推進教育、地產(chǎn)、商業(yè)、農(nóng)業(yè)等多個項目的生態(tài)化建設(shè)和發(fā)展，貫徹黨的十九大精神，讓綠色成為發(fā)展最靚底色。
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