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一、核心職責：資料全周期管理 1、文件收集與歸檔 實時收集工程各階段文件：設計圖紙、變更單、技術規范、施工日志、檢測報告、材料合格證等。 按項目階段/專業類別（如土建、機電、裝修）建立分級文件夾，確保分類清晰、標簽規范。 2、資料編制與報驗 編制施工報審資料（如開工報告、工序報驗、隱蔽工程記錄）。 對接監理/甲方完成簽字蓋章流程，跟蹤審批進度，及時修正問題文件。 3、過程記錄管理 整理會議紀要、工程聯系單、簽證單，確保各方簽字確認后歸檔。 管理施工日志，督促技術人員每日填寫并核查完整性。 4、驗收資料專項管理 提前準備分部分項工程驗收文件（如檢驗批、分項驗收記錄）。 主導竣工驗收資料匯編：整理竣工圖、驗收報告、保修書等，符合城建檔案館要求。 二、合規性管控與風險防范 1、規范符合性審核 確保所有文件格式符合《建設工程文件歸檔規范》（GB/T 50328）及地方城建檔案要求。 檢查資料簽章完整性（如項目經理、總監簽字，公司公章）。 2、材料合規性核驗 核對進場材料/設備的質量證明文件（合格證、檢測報告、3C認證），確保與現場批次一致。 跟蹤試驗室送檢報告（如混凝土試塊、鋼筋復試），及時歸檔檢測結果。 3、變更與索賠依據管理 系統整理設計變更單、工程簽證、費用索賠文件，為結算提供法律依據。 標注關鍵文件的時效性（如甲方回復時限需≤14天）。 三、流程協同與信息支持 1、內部協作 為技術部、預算部、采購部實時提供文件支持（如調取圖紙、材料證明）。 指導施工員規范填寫現場記錄（如混凝土澆筑記錄、實測實量數據）。 2、外部對接 向監理/甲方報送文件，跟蹤審批流程并催辦延誤事項。 配合政府監管部門（質監站、安監站）檢查，快速調閱所需資料。 3、數字化管理 使用工程資料軟件（如筑業、恒智天成）進行電子化歸檔。 定期備份資料至云端/硬盤，防止數據丟失。 四、檔案移交與后期管理 1、竣工資料組卷移交 按檔案館目錄組卷裝訂（文字材料、圖紙分開組卷，封面脊背標注清晰）。 完成紙質+電子版雙套移交，取得《建設工程檔案接收證明書》。 2、項目內部歸檔 整理項目全過程管理文件（合同、結算書、審計報告），移交公司檔案室。 編制資料移交清單，雙方簽字確認。