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一、會議管理 1、會議組織與協調: 負責公司重要會議(如周例會、季度總結會、年度大會等) 的組織協調和實施。 2、會議議程與材料準備:協助各部門準備會議議程和相關材料，確保會議內容清晰、重點突出。提前分發會議材料。 3、會議記錄與跟進: 負責會議記錄，整理會議紀要，并跟蹤會議決議的執行情況。 4、會議通知與參會人員管理: 負責會議通知的發放和參會人員的確認與管理。 二、企業文化建設 1、組織實施: 負責各項企業文化活動的組織與實施，提升員工滿意度及團隊凝聚力。 2、建設宣傳: 負責公司文化建設，宣傳企業理念及核心價值觀。 三、辦公環境管理 1、辦公用品及設備管理: 負責辦公用品、辦公設備的采購、領用、保管和維護，確保辦公用品供應充足。積極預測需求，確保供應無虞，減少工作中斷。與供應商談判，爭取優惠價格和良好條款。 2、辦公區域清潔與維護:監督和協調保潔人員，保持辦公區域整潔、衛生。管理清潔服務合同。監督辦公室設備(打印機、復印機、空調等) 的維護和維修，必要時與外部供應商協調。 3、辦公室環境美化:負責辦公室整體外觀的維護，包括監督室內裝飾、藝術品等，營造溫馨的辦公氛圍。管理辦公室綠化養護。 4、安全管理:實施和維護辦公室安全協議，包括門禁控制(門禁卡、訪客登記) 、系統監控和應急預案。定期進行安全檢查，識別并消除潛在危害。 5、會議室管理:管理會議室預訂請求，安排會議和布置。確保所有視聽設備功能正常且運行良好。會議結束后負責清理和整理。 6、郵件及快遞管理: 管理公司收發郵件、包裹和快遞。及時、高效地分發郵件。與快遞服務提供商建立天系。 四、、差旅管理 1、差旅安排:為員工協調和預訂差旅，包括機票、火車票、酒店住宿和租車。與旅行社協商企業優惠價格。必要時處理簽證申請。 2、費用報銷:審核員工差旅費用報銷單據，確保符合公司差旅政策。將費用報銷單據與收據和支持文件進行核對。 3、差旅政策執行: 確保所有員工理解并遵守公司的差旅政策。 五、行政規章制度 1、政策制定:協助制定和實施公司行政規章制度。 2、流程改進: 持續評估和優化行政工作流程，提高效率并降低成本。 3、政策合規:確保所有行政流程均按照公司政策和相關法規執行。 六、外聯工作與接待 1、維護公共關系:代表公司與相關部門往來，保持與政府部門及相關企業的良好合作關系。 2、對外形象宣傳: 負責公司對外工作，維護公司對外形象商務接待:負責公司接待工作，協助銷售部門完成客戶接待。 七、轉賬與費用報銷 1、對公轉賬: 負責公司對公賬戶轉賬工作。 2、費用報銷:負責員工日常費用報銷相關工作。 八、檔案管理 1、文件歸檔:建立和維護全面的文件歸檔系統，包括紙質和電子文件。確保準確的文件歸檔、索引和檢索。 2、數字化:領導長期檔案記錄的數字化，確保數據完整性、準確性和可訪問性。 3、保密及安全: 維護公司敏感文件的保密性和安全性。實施數據備份和恢復程序。 九、車輛管理 1、車隊管理:監督公司車輛的日常調度、維護和維修。協調車輛檢查、保養和預防性維護計劃。管理車輛保險政策和續保。 2、合規及文件管理:確保所有車輛的運營符合交通法規和公司政策。維護準確的車輛日志、維護記錄和保險文件。管理車輛注冊續期。 十、資產管理 1、資產跟蹤: 維護辦公室設備、家具和固定資產的詳細清單。定期進行資產盤點。 2、維護與維修:協調資產的維護和維修，跟蹤維修成本并確保及時完成。 任職要求： 1、大專及以上學歷，行政管理、物流管理或相關專業優先。 2、至少 3 年行政支持、辦公室管理或類似職位經驗。 3、優秀的組織和時間管理能力。 4、良好的溝通和人際交往能力 5、熟練使用 Microsoft Office Suite(Word、Excel、PowerPoint、Outlook)